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Documentos que devem ser enviados mensalmente para a contabilidade

É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.

Sendo eles documentos como notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros e alguns deles devem ser encaminhados obrigatoriamente todo mês ao seu contador.

Lembrando que desses através desses documentos o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.

Documentos trabalhistas

O departamento pessoal tem o objetivo de analisar assuntos burocráticos sobre os funcionários de uma empresa, ou seja, o departamento pessoal é um setor que cuida das funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades.

Sendo assim, para uma boa relação entre empregador e empregador é necessário a organização da documentação deste vínculo, desta forma, os documentos encaminhados a este setor são os ligados a relação trabalhista.

Para a elaboração da folha de pagamento:

Para que o departamento pessoal possa conseguir elaborar a folha de pagamento corretamente, colocando os devidos descontos e acréscimos é importante encaminhar a seguinte documentação:

Atestados Médicos;
Dados para lançar na folha de pagamento;
Faltas;
Hora extras;
Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.

Outro fator importante é que para se organizar é necessário encaminhar os documentos assinados pelos colaboradores como:

Salários;
Pró-labore;
Férias;
Vale Transporte;
Vale Refeição;
Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.

Documentos relacionados a contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados a contabilidade.

Documentos Fiscais

Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil, e para que uma empresa possa se organizar junto ao fisco é necessário encaminhar documentações, cujo é registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre empresas. Os documentos principais, são:

Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
Conhecimento de transporte;

Comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
Arquivos Eletrônicos: Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.

É importante encaminhar a documentação corretamente para que a contabilidade possa realizar seu trabalho, afinal descumprir com as obrigações pode levar a sonegação fiscal.

Outros documentos para a contabilidade do negócio

Os seguintes documentos também devem ser enviados a contabilidade, pois são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. São eles:

Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
Extratos bancários;
Extrato de aplicação financeira;
Extrato de cartão de crédito;
Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;

Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
Boletos diversos;
Comprovante de aquisição de bens;
Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

Nota: é importante conferir com sua contabilidade quais documentos você deve encaminhar, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação, sendo mencionados aqui um geral de alguns documentos.

Fonte: Jornal Contábil

RG digital, emissão do novo documento já está disponível veja como fazer

O novo RG digital tem sido um dos temas mais buscados pelos brasileiros, afinal diz respeito ao novo principal documento oficial do cidadão.

O novo RG digital utilizará o Cadastro Nacional de Pessoa Física (CPF) como identificação única do novo documento, também chamado de Carteira Nacional de Identidade Unificada.

Divulgação/TSE

A emissão do novo RG era de extrema importância para os brasileiros, tendo em vista, que atualmente cada estado do país emite os seus próprios números de identificação.

Logo, caso o cidadão solicitasse uma segunda via do documento em outro estado, o cidadão teria dois números de registro, um onde tirou a primeira via e outro número em outro estado que solicitou a segunda via.

Assim, a partir do novo modelo de RG a numeração será única, ou seja, apenas o número de CPF será considerado com o número de registro, dando fim a regra antiga.

Novas informações no RG digital

Recentemente criou-se um conflito de informações que alegavam que o novo RG digital traria consigo outros documentos como a CNH, título de eleitor, carteira de trabalho entre outros.

Contudo, essa informação está equivocada, isso porque, o novo RG não terá esses dados, o que futuramente reunirá todas as informações de diversos documentos em um só lugar será o DNI (Documento Nacional de Identificação).

Esse DNI será um aplicativo que ainda será lançado para celulares por parte do governo, onde os brasileiros vão poder ter acesso aos diversos documentos em um único lugar através da conta gov.br.

O novo RG digital então terá as seguintes informações:

identificação do órgão expedidor, número de identificação;
nome, filiação, sexo, nacionalidade e local e data de nascimento do cidadão;
fotografia, em proporção que observe o formato 3×4 cm, seguindo padrão da Organização Internacional da Aviação Civil (OACI), assinatura e impressão digital do polegar direito;
elementos novos para verificação da autenticidade;
informações sobre o grupo sanguíneo e fator RH, além da disposição de doar órgãos em caso de morte

Emissão do novo RG digital

O decreto publicado pelo governo definiu que a partir de 1º de março de 2022 a emissão do novo documento já poderia ser feita, ou seja, o novo RG já pode ser solicitado.

No entanto, o decreto estabeleceu o prazo até 6 de março de 2023 para que os Institutos de Identificação se adequem às mudanças necessárias para a emissão do novo RG.

Sendo assim, a emissão já é permitida, contudo, os Institutos de Identificação ainda possuem um prazo de quase um ano para se adequarem às exigências e começarem a emitir o novo documento.

Assim, o cidadão que queira saber se o seu estado já está emitindo o novo documento pode se dirigir a uma unidade de identificação de seu município como o Poupa Tempo ou o Expresso Cidadão para verificar se a emissão já está disponível.

Caso a emissão esteja disponível, para emitir o novo RG o cidadão deverá apresentar sua certidão de nascimento ou ainda sua certidão de casamento.

Assim, na data agendada, o cidadão poderá buscar o seu documento físico e no mesmo momento será liberado a versão digital do documento que poderá ser acessado por meio da plataforma gov.br.

Obrigatoriedade do novo RG

O novo RG digital será o documento único de identificação de todo brasileiro, sendo assim, será obrigatório, contudo, o cidadão não deve se preocupar e correr para emitir o novo RG.

Isso porque o modelo atual do RG terá validade de até 10 anos para a população com até 60 anos, sendo assim, a exigência do novo documento acontecerá somente em 2032.

Até lá o cidadão poderá utilizar normalmente o seu atual documento, tendo prazo mais que suficiente para num futuro breve pedir uma nova via do novo documento.

Fonte: Jornal Contábil .

Novo RG digital será obrigatório para todos os brasileiros, veja como emitir

Você já parou para pensar quantos documentos você carrega diariamente na sua bolsa, carteira ou mochila? Parando para pensar rapidamente temos o RG, CPF, Carteira de Motorista, Título de Eleitor, além disso, é necessário saber onde está a Carteira de Trabalho e saber de números como o PIS/Pasep.

Ciente da quantidade de documentos que o brasileiro carrega e também para tentar trazer mais segurança e praticidade, o governo federal anunciou um novo modelo de Carteira de Identidade Nacional, que ganhou o jargão de RG digital, e será um documento que deve ser emitido para todos os cidadãos.

Implementação do RG digital

A ideia do novo RG digital surgiu através do Decreto nº 9.278/2018, que previa o funcionamento de um novo modelo de documento em todo território nacional em 1º de março de 2019.

Contudo, devido às dificuldades dos órgãos de identificação civil dos estados e também do Distrito Federal de se adaptarem às alterações, o prazo acabou sendo adiado para 2020 e posteriormente adiado devido ao período de pandemia da Covid-19.

Logo, somente no dia 23 de fevereiro, o presidente Jair Bolsonaro assinou durante cerimônia no Palácio do Planalto um novo decreto que consta a criação da carteira nacional de identidade unificada em todo o território nacional.

A emissão do novo RG digital será gratuita, os institutos e órgãos de identificação terão até o dia 6 de março de 2023 para se adequarem às novas mudanças. Vale lembrar que o decreto assinado pelo presidente entrou em vigor no dia 1º de março.

Como vai funcionar o novo RG digital?

O novo RG digital utilizará o CPF para registro nacional perante a descentralização dos dados de identificação, conforme ocorre atualmente em todos os estados, dificultando o trabalho das polícias na abordagem de suspeitos.

O novo RG digital terá um visual único em todo o país, terá um tamanho reduzido e será emitido digitalmente ou em papel, trazendo mais mecanismos de comprovação de autenticidade como o QRCode que facilita o escaneamento do documento.

Através de diversas camadas de segurança e informação, a expectativa é que o novo RG digital reduza em várias vezes o volume de casos anuais de falsificação de documentos de identificação, estratégia esta que costuma ser utilizada na prática de crimes como estelionatos, fraudes bancárias dentre outras.

A emissão do novo RG digital será gratuita e a população também terá acesso ao documento por meio da plataforma Gov.br, plataforma de serviços e relacionado do cidadão com o Governo Federal.

Dentre os documentos que podem ser unificados com o RG digital poderemos ter:

CPF
Título de Eleitor
Carteira de Motorista
Carteira de Trabalho
Certificado Militar
PIS/Pasep
Cartão Nacional de Saúde

Como emitir o RG digital?

Como os órgãos de emissão dos Estados têm até o início de 2023 para se adequarem às exigências do novo documento, a emissão do mesmo ainda não foi disponibilizada, mas já foi antecipada em alguns estados como no caso de Minas Gerais, onde o documento será emitido ainda no primeiro semestre de 2022.

Conforme informações do governo, as secretarias de Segurança Pública dos estados e Distrito Federal serão os responsáveis pela emissão e disponibilização do novo documento.

Todavia, já existe uma orientação de como ocorrerá o processo de emissão do novo documento, onde será necessário que o governo colha as impressões digitais dos cidadãos para que esses dados possam ser inseridos em uma base conhecida como BDCN (Base de Dados de Identificação Civil Nacional).

Assim, após o cadastramento biométrico na base de dados do governo e Justiça Eleitoral, o cidadão poderá baixar um aplicativo chamado DNI (Documento Nacional de Identidade), em que será necessário realizar um pré-cadastro para finalizar a solicitação de emissão do documento.

É importante lembrar que o aplicativo ainda não está disponível, contudo, após o preenchimento do DNI a operação deve ser finalizada em um ponto de atendimento físico ou virtual das Secretarias de Segurança Pública que vão disponibilizar o novo RG.

Por fim, quando o novo RG digital estiver disponível, o mesmo terá uma validade de 10 anos, onde, os atuais documentos dos cidadãos com até 60 anos vão valer por 10 anos, já os brasileiros com idade igual ou superior a 60 anos vão poder continuar com o antigo RG por um período indeterminado.

Fonte: Jornal Contábil .

Prazo para entrega da declaração de Imposto de Renda deste ano começa nesta quinta-feira. Dica é não deixar tudo para a última hora.

O Carnaval já é passado e a hora de acertar as contas com o Leão do Imposto de Renda é o presente. É nesta quinta-feira a largada para a entrega da declaração 2017.

Quem achar que tem todo o tempo do mundo para cumprir o dever com a Receita Federal pode cometer um erro fatal e cair na malha fina por inconsistência nas informações.

O prazo para o envio da declaração vai das 8h desta quinta até as 23h59min do dia 28 de abril. Uma facilidade deste ano que é os contribuintes precisarão baixar somente um programa no site da Receita Federal, não mais um para preencher a declaração e outro para enviar o documento. E quem tiver instalado o programa do ano passado só vai precisa atualizá-lo.

CPFs

Quem perder o prazo ou deixar de fazer a declaração está sujeito a multa entre R$ 165,74 e, no máximo, 20% do imposto devido. O governo espera receber 28,3 milhões de declarações dentro do prazo.

– A novidade deste ano que merece atenção do contribuinte é a necessidade de CPF para dependentes a partir de 12 anos de idade. Então, os pais precisam ficar atentos para providenciar o documento. A Receita também está pedindo número de celular e e-mail, mas isso não é obrigatório – explica o diretor do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Rio Grande do Sul (Sescon/RS) Celio Levandoski.

Para o diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Welinton Mota, o trabalhador não pode se afastar do que ele considera ser o documento-chave da declaração: o informe de rendimentos fornecido pelo empregador.

– É o principal documento para o trabalhador se acertar com a Receita. E as informações dele têm de estar exatamente iguais na declaração. Qualquer diferença vai implicar em retenção na malha fina – explica ele.

Período de entrega

– A declaração deve ser apresentada até as 23h59min do dia 28 de abril de 2017.

Internet

– O programa gerador da declaração – PGD IRPF/2017 – já está disponível para download na página da Receita Federal.

Fonte: ZH

Empresas enfrentam problemas na gestão documental por falta de conhecimento sobre como ganhar produtividade

O acúmulo de documentos nas empresas, com pastas empoeiradas, e folhas que se desintegraram dos fichários ainda é uma realidade no universo corporativo. Por conta disso, tornam-se cada vez mais necessários os serviços que incorporam a gestão documental, transformando alugueis e m² de ambientes desorganizados em gigabytes, prontos para serem acessados virtualmente.

Mas ainda existem barreiras que as empresas enfrentam na hora de adotar esse tipo de organização, a principal delas é a falta de conhecimento sobre como ganhar produtividade, segurança e reduzir custos. Confira porque vale a pena investir nesta solução:

1. Ganhos de produtividade

Com informações digitalizadas as pessoas ficam mais focadas nas atividades produtivas, evitando o desperdício de tempo com a localização e organização dos documentos e informações. Além disso, os processos são desenhados de acordo com as necessidades de cada cliente, minimizando o impacto causado com as mudanças.

2. Processos otimizados

As áreas de RH, jurídica, fiscal, financeira e outros setores que trabalham com informações contidas nos documentos da empresa são imediatamente beneficiadas, porque seus documentos são considerados “vivos”, com alto volume de consultas ou atualizações, como por exemplo: prontuários Médicos, prontuários de RH, etc.

3. Redução de custos

As empresas de grande, médio e pequeno porte podem se beneficiar desse tipo de armazenamento de diversas formas. Dentre elas, podemos destacar a redução de custos com o número de pessoas envolvidas na gestão documental e com o espaço de armazenagem. Dedicar espaços físicos para a guarda de documentos aumenta os custos com aluguel e prejudica diretamente o Ebtida (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) – importante indicador financeiro, que representa o quanto uma empresa gera de recursos por meio de suas atividades operacionais, sem contar impostos e outros efeitos financeiros.

4. Mitigação de riscos

Mitigar riscos, termo cada vez mais usado no mundo corporativo, significa ter cuidado em relação a algo que pode ser prejudicial. A gestão automatizada centraliza o processo documental, envolvendo maior controle e segurança, além de ser mais assertiva. Dessa forma, é possível evitar acessos indevidos, perda de informações valiosas e os danos em arquivos que podem resultar em possíveis penalizações por parte dos órgãos reguladores.

5. Informações mais seguras

A gestão eletrônica resguarda informações importantes, inclusive de serem extraviadas. A organização documental realizada manualmente pode comprometer os dados com o histórico da empresa. Muitas vezes essas informações são usadas para comprovar a idoneidade de um ato ou avaliar a performance de um período, ajudando na tomada de decisões.

*Inon Neves é vice-presidente da Access, empresa do segmento de gestão de documentos e informações, presente nos Estados Unidos, Brasil, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.

Fonte: Administrador.com