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Lei da desburocratização: Quais documentos não precisam ser autenticados?

A Lei nº 13.726, também chamada de lei de autenticação de documentos ou lei da desburocratização, está em vigor desde 2018. Autenticação de documentos é o procedimento pelo qual se tira uma cópia de um documento original e a atesta como de igual teor, dando à reprodução o mesmo valor legal da documentação primária.

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Normalmente, essa autenticação acontece em cartórios, onde são aplicados selos ou carimbos que atestam a fidelidade e a veracidade de cópias ou assinaturas de documentos, contratos ou declarações.

Mas afinal, você sabe por que essa autenticação é importante? Continue conosco e descubra!

O que diz a lei da autenticação de documentos?

Como já foi dito no inicio do texto, a Lei n.º 13.726, conhecida como lei da autenticação de documentos ou lei da desburocratização, passou a vigorar desde 8 de outubro de 2018.

Seu objetivo foi flexibilizar o processo de criação de cópias autenticadas e reconhecimento de firma junto aos órgãos e entidades da Administração Pública.

Qualquer empresa que deseje adotar documentos na junta comercial precisa apenas levar as documentações originais, sem a necessidade de autenticar as cópias dos documentos, e isso fica claro no Artigo 3º, Inciso II, em que está descrito que:

“§ 3º Os órgãos e entidades integrantes de Poder da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder, ressalvadas as seguintes hipóteses:

I – certidão de antecedentes criminais;

II – informações sobre pessoa jurídica;

III – outras expressamente previstas em lei.”

Ou seja, se você deseja adotar documentos da sua empresa na junta comercial, basta levar os originais, sem precisar autenticar cópia de documento.

Com isso, podemos supor que existe documentos que são isentos de autenticação, confira quais documentos precisam ser autenticados e quais não.

Documentos que precisam ser autenticados

Ainda é essencial que quando um cidadão precise constatar a veracidade de um documento, ele apresente a documentação original, para que ocorra a comparação dos dados entre os documentos.

Dentre a lista dos documentos mais autenticados, podemos citar:

Históricos escolares;
Diplomas;
Certificado de conclusão;
Certidões de nascimento;
Certidões de casamento;
Documento de identidade;
Contratos sociais;
Balanços;
Certidões negativas.

Documentos que não precisam ser autenticados

A Lei 13.726/2018, diz que não é mais necessário reconhecer firma ou autenticar documentos para órgãos públicos, sendo assim, isso não é mais uma obrigatoriedade.

Segundo o Artigo 3º da lei da autenticação de documentos, o cidadão fica dispensado de autenticar alguns documentos, principalmente se a pessoa conseguir comprovar informações com outro documento válido.

Dos documentos citados no Art. 3º da Lei n.º 13.726, que se tornam dispensáveis de autenticação, estão:

“I – reconhecimento de firma, devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento;

II – autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade;

III – juntada de documento pessoal do usuário, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo;

IV – apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;

V – apresentação de título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura;

VI – apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.”

Fonte: Jornal Contábil .

Documentos que devem ser enviados mensalmente para a contabilidade

É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.

Sendo eles documentos como notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros e alguns deles devem ser encaminhados obrigatoriamente todo mês ao seu contador.

Lembrando que desses através desses documentos o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.

Documentos trabalhistas

O departamento pessoal tem o objetivo de analisar assuntos burocráticos sobre os funcionários de uma empresa, ou seja, o departamento pessoal é um setor que cuida das funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades.

Sendo assim, para uma boa relação entre empregador e empregador é necessário a organização da documentação deste vínculo, desta forma, os documentos encaminhados a este setor são os ligados a relação trabalhista.

Para a elaboração da folha de pagamento:

Para que o departamento pessoal possa conseguir elaborar a folha de pagamento corretamente, colocando os devidos descontos e acréscimos é importante encaminhar a seguinte documentação:

Atestados Médicos;
Dados para lançar na folha de pagamento;
Faltas;
Hora extras;
Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.

Outro fator importante é que para se organizar é necessário encaminhar os documentos assinados pelos colaboradores como:

Salários;
Pró-labore;
Férias;
Vale Transporte;
Vale Refeição;
Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.

Documentos relacionados a contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados a contabilidade.

Documentos Fiscais

Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil, e para que uma empresa possa se organizar junto ao fisco é necessário encaminhar documentações, cujo é registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre empresas. Os documentos principais, são:

Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
Conhecimento de transporte;

Comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
Arquivos Eletrônicos: Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.

É importante encaminhar a documentação corretamente para que a contabilidade possa realizar seu trabalho, afinal descumprir com as obrigações pode levar a sonegação fiscal.

Outros documentos para a contabilidade do negócio

Os seguintes documentos também devem ser enviados a contabilidade, pois são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. São eles:

Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
Extratos bancários;
Extrato de aplicação financeira;
Extrato de cartão de crédito;
Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;

Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
Boletos diversos;
Comprovante de aquisição de bens;
Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

Nota: é importante conferir com sua contabilidade quais documentos você deve encaminhar, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação, sendo mencionados aqui um geral de alguns documentos.

Fonte: Jornal Contábil

Quais são os documentos exigidos para garantir a aposentadoria em 2022?

Conseguir a aposentadoria é algo que gera muita satisfação, mas essa situação pode trazer alguns transtornos se a documentação exigida para a concessão do benefício estiver incorreta ou algum documento estiver faltando.

Neste artigo vamos mostrar quais são os documentos necessários para que o contribuinte assegure a aposentadoria em 2022. Continue conosco para ficar por dentro desse tema!

Modalidades de aposentadoria

Aposentadoria por idade

Requisitos para assegurar o benefício antes da reforma (até o dia 12/11/2019):

65 anos de idade e 15 anos de arrecadação para homens;
60 anos de idade e 15 anos de arrecadação para mulheres.

Requisitos para garantir o benefício depois da reforma (13/11/2019)

Ter 65 anos de idade e 20 anos de tempo de contribuição, se homem;
Ter 62 anos de idade e 15 anos de tempo de contribuição, se mulher.

É bom destacar, que em 2022, a idade mínima para a mulher se aposentar será de 61 anos e 6 meses, a idade do homem não passou por mudança.

Aposentadoria por tempo de contribuição

Esse tipo de aposentadoria acontecia quando o segurado fazia suas contribuições junto ao INSS por um determinado tempo (35 anos para homens e 30 anos para mulheres), não sendo determinada uma idade mínima para conseguir o benefício. Porém a Reforma da Previdência alterou a regra, fazendo com que a aposentadoria por tempo de contribuição fosse extinta.

Aposentadoria por invalidez

Essa modalidade de aposentadoria é voltada aos segurados que tenham incapacidade total e permanente de exercer suas atividades de trabalho, seja por alguma doença ou acidente.

Aposentadoria Especial

Essa categoria de aposentadoria é destinada aos trabalhadores avulsos e contribuintes individuais, que tenham exercido atividade laboral em condições insalubres (nocivas à saúde), por 15, 20 ou 25 anos.

Quais são os documentos necessários para solicitar a aposentadoria?

Para que o trabalhador possa solicitar o benefício é necessário que ele apresente os documentos que comprovem o vínculo empregatício, como:

Carteira de Trabalho;
Carnês de Contribuição (se o trabalhador paga diretamente o INSS);
PIS/PASEP;
Certidão de Tempo de Contribuição;
RG, CPF e comprovante de endereço, etc.

Quais são os documentos exigidos em casos de aposentadoria especial ou por invalidez?

Nesses casos, o trabalhador também precisará apresentar os seguintes documentos:

Laudos médicos, exames, receituários;
Formulários para trabalhador rural ou pescador artesanal;
Documentação rural (declarações de imposto de renda, notas fiscais, documentos de cooperativa, etc.);
Perfil Profissiográfico Previdenciário;
Contratos de serviço;
Cópia de processo trabalhista, para prova de vínculo.

Prazo de resposta do INSS para solicitação desses benefícios

O INSS tem o prazo de 30 dias, que podem ser prorrogados por mais 30, para dar uma resposta sobre a solicitação (não estão incluídos os prazos abertos por recurso ou complementação de algum documento por parte do segurado).

Vale lembrar, que a fila de solicitação de benefícios do INSS chega a 1,8 milhão, por esse motivo é muito provável que as respostas da autarquia levem mais tempo para serem enviadas aos segurados.

Fonte: Jornal Contábil.

Novos serviços por processo digital da Receita Federal

A Receita Federal disponibilizou nesta segunda-feira, 02 de agosto, novos serviços que passam a ser solicitados por meio de processo digital.

A partir de agora, o contribuinte não precisará mais entrar em contato com um atendente ou se dirigir a uma unidade presencial para obter estes serviços, bastando acessar o e-CAC, abrir o processo e juntar os documentos necessários.

Cancelar cadastro indevido de atividade econômica de pessoa física (CAEPF);
Corrigir a atividade econômica de pessoa física ou o tipo de contribuinte (CAEPF);
Reativar atividade econômica de pessoa física encerrada indevidamente (CAEPF);
Cancelar cadastro indevido de obra (CNO);
Corrigir vínculos com obra (CNO);
Corrigir CEP ou datas da obra (CNO);
Reativar obra encerrada ou suspensa indevidamente (CNO).

A medida visa facilitar o acesso aos serviços, para que contribuintes não precisem entrar em filas – presenciais ou virtuais – para poder solicitar análise dos seus pedidos.

Em todos os casos o contribuinte deve anexar ao processo o pedido do serviço, documento de identificação e os demais documentos necessários para comprovar a situação que fundamenta a solicitação.

Após aberto, o contribuinte tem 3 (três) dias úteis para juntar os documentos.

O contribuinte deve abrir um novo processo em seu nome para cada serviço desejado.

Os processos também podem ser abertos por um procurador digital, utilizando a opção “alterar perfil de acesso” no e-CAC para representar o contribuinte a que se refere o serviço.

Processos abertos em nome de outra pessoa não serão apreciados.

Outros serviços

Outros serviços muito procurados também podem ser solicitados via processo digital. Veja os principais:

Inscrever, atualizar ou baixar CNPJ (envio do DBE à Receita Federal);
Emitir certidão de regularidade fiscal (quando não liberada diretamente na internet);
Cadastrar procuração digital para acesso ao e-CAC;
Cadastrar débitos confessados (LDC) para fins de parcelamento.

Fonte: Receita Federal