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Organizada, preparada, assertiva, eficiente, integrada, ágil – quais desses atributos o seu estoque daria para a gestão do seu negócio? Eis uma pergunta que precisa ser feita diariamente pelos gestores de pequenas empresas, pois é a armazenagem e o controle das mercadorias que garantem a continuidade das vendas, já que permitem checar quantos itens faltam para acabar a reserva de determinado produto, nortear campanhas de desconto e evitar investimentos em produtos que não estão gerando receita.

Por isso, é fundamental que os diretores e gerentes incluam nas rotinas de trabalho o chamado Inventário de Estoque, ou Contagem, que é um procedimento básico para se ter uma visão mais completa dos negócios e poder assegurar que os insumos que a organização está adquirindo dos fornecedores estão sendo realmente entregues, por exemplo. E para realizar esse controle, o pequeno atacadista ou varejista pode recorrer a duas formas de inventário: o geral e o rotativo.

O Inventário Geral é a contagem física das mercadorias, ou seja, uma por uma, e é realizada sempre no final de cada exercício contábil. Possui efeito fiscal e deve ser feita contando todos os itens do estoque. Esta é a maneira mais comum praticada pelas pequenas empresas, pois envolve pouco investimento, embora esteja mais sujeita a erros, cometidos principalmente pela intervenção manual.

Já o Inventário Rotativo é o levantamento periódico dos itens guardados. Para sua realização, é preciso selecionar periodicamente um número reduzido de itens para que sejam contados com uma frequência predeterminada (diária, semanal ou mensal) de acordo com a realidade de cada empresa. Finalizada a contagem desses itens, selecionam-se outros e, assim, sucessivamente.

Esse último modelo de contagem aumenta a precisão da armazenagem de produtos, pois é possível encontrar e corrigir divergências encontradas – como uma mercadoria que não foi entregue na quantidade encomendada, por exemplo – de forma muito mais rápida e não só no momento do Inventário Geral que é feito anualmente, o que torna muito mais difícil apontar os motivos das eventuais divergências.

Fazer o Inventário de Estoque é fundamental para a boa gestão das empresas, em especial para os segmentos atacado e varejo. Além de uma obrigação legal, esse procedimento ajuda a otimizar vendas e reduzir custos.

E como ter as informações em mãos para fazer uma boa gestão do estoque? A melhor alternativa é conhecer as melhores práticas que envolvem o processo de estocagem e investir em ferramentas automatizadas que possibilitem, de forma simples, o controle das entradas e saídas de mercadorias, permitindo as análises dos prazos de pagamento e recebimento, as quantidades mínimas e máximas de compras, os itens com maior e menor saída, etc. Dessa maneira, melhorias podem ser estruturadas de forma que os erros não se tornem recorrentes e seu estoque volte a falar bem da gestão da sua empresa.

Uma das principais dores dos lojistas de calçados está relacionada ao acúmulo de estoques em suas lojas devido às dificuldades no planejamento de compras e às baixas vendas. A consequência deste cenário é um fluxo de caixa apertado, que prejudica o resultado financeiro do negócio.

A melhor forma de lidar com essa situação é focar nos processos-chaves da operação, que são compras, gestão de estoque e vendas. Então, se o estoque de sua loja está alto e o dinheiro está curto, talvez o que falaremos a seguir pode te ajudar!

O processo de compra de produtos é um dos maiores desafios para os lojistas. Para iniciar, sugerimos que você tente responder as quatro perguntas a seguir: Quem é o seu cliente? O que ele quer consumir? Quanto devo comprar por tipo de produto e principalmente, quando devo receber as mercadorias?

Você teve dificuldades para respondê-las? Saiba que o sucesso da gestão de compras depende do planejamento e da expertise adquirida com o tempo de mercado, mas uma forma de facilitar isso é utilizar soluções tecnológicas que forneçam o apoio necessário para sua gestão de compras. Afinal, é muito trabalho e informação para controlar na unha. Além disso, um processo de compras mal planejado, pode consumir todo o seu dinheiro!

O giro de estoques recomendado para lojas multimarcas é em torno de “4 X 1” e nas monomarcas é “3 X 1”. Mas o que temos visto no mercado são estoques extremamente inchados: lojas trabalhando com giros acima de “10 X 1”. Essa é uma realidade que abala a estrutura da loja porque um estoque parado gera custos como armazenamento e transferência entre lojas, enquanto as promoções geram queda do markup.

Há cinco ações que você pode fazer para acelerar o giro do estoque: repor os produtos que giraram rápido; melhorar a exposição dos produtos novos que não estão vendendo; transferir os produtos que vendem bem em uma loja e estão acumulando no estoque da outra; remarcar quando o produto não vende bem em nenhuma loja e liquidar o quanto antes para não sobrar para a estação do próximo ano.

Para trabalhar bem as cinco ações acima, a agilidade e o tempo certo são fundamentais e exigem o acompanhamento quase que diário do seu giro de estoque. Em minha experiência, vi lojistas que conseguiram melhorar o seu giro de estoque de “6 X 1” para “4 X 1” fazendo esse acompanhamento semanal. Realizando o planejamento de compra e controlando o giro estoque, você conseguirá colocar o produto certo na loja certa e no tempo certo, mas isso não é tudo.

É preciso vender mais e melhor! Como? Analise e responda às questões: Como está a motivação e qualificação do seu time de vendas? Como é a experiência de compra do seu consumidor? Como é a comunicação com o seu consumidor? Os processos e tecnologias são rápidos e eficientes? Você costuma ouvir o seu cliente para pegar um feedback do que pode melhorar na loja? São muitos aspectos e, para atender a todos, é importante envolver mais pessoas da sua equipe nesse desafio e acreditar no potencial do seu negócio.

Bom, agora vamos ao que interessa: onde está o dinheiro da sua loja? Estatisticamente, a falta de fluxo de caixa é um dos principais motivos de falência das empresas. Por isso, a gestão do fluxo de caixa é extremamente importante para o acompanhamento da saúde financeira de sua loja, além de te ajudar a tomar decisões como, por exemplo, comprar os produtos à vista e conseguir um bom desconto com a indústria ou comprar a prazo para não faltar dinheiro para pagar o aluguel.

O objetivo do fluxo de caixa é fazer uma análise de previsão futura verificando os valores disponíveis, mais os valores a receber, menos as contas a pagar no período. E não se esqueça de considerar as vendas à vista com base no histórico do ano anterior. Enfim, como fica o final da história? Chega de reclamar, é hora de colocar a mão na massa! Se você ainda está com o estoque alto e o dinheiro curto é provável que você precise melhorar um ou mais dos processos citados, bem como contar com sistemas especialistas que forneçam ferramentas de gestão que façam a diferença na administração do seu negócio.